Het aanvraagsysteem is gebaseerd op een formulieren systeem. Denk hierbij aan een contactformulier. Alleen heeft dit formulier veel meer mogelijkheden en velden.

De aanvrager vult het aanvraagformulier in. Deze wordt verzonden naar de website. En vanaf dat moment gaat dit formulier door een aantal stappen heen. Deze stappen noemen we een workflow. De juiste persoon wordt op het juiste moment op de hoogte gebracht met een melding of hij/zij kan op één plek kijken of er iets op hem/haar te wachten staat in de inbox.

Zodra er iets voor jou in de inbox staat kun je er op klikken en zie je vanzelf wat je moet doen om aan de stap te voldoen.

Op verschillende momenten zijn er mogelijkheden dat de aanvraag goed of afgekeurd kan worden. Dit zijn de "goedkeur" stappen. Voldoet een aanvraag niet dan wordt hij afgewezen en is de workflow klaar.

Het systeem creert op verschillende momenten mail. In deze mail kunnen linken staan naar een inzending of inbox. Als je een aanvraag wilt bekijken moet je ingelogd zijn. In je inbox kun je alle aanvragen zien die op jouw van toepassing zijn. Dus zie je niks dan heb je ook geen aanvraag die jouw aandacht nodig heeft.

Heb je een profiel die je de "status" pagina laat zien dan kun je zien waar de aanvraag zich in de workflow bevindt. Dit privelege is niet aan iedereen toebedeeld.

De aanvragen komen binnen in de website waar ze toegewezen worden aan een persoon. Deze persoon kan hierover een melding krijgen of hij/zij kan gewoon naar zijn/haar inbox gaan. Is er een aanvraag die zich in een stap bevindt waar jij de verantwoordelijkheid over hebt dan zie je in de inbox de aanvraag staan. Is er geen aanvraag in je inbox voor jou op dat moment dan is er geen actie van jou nodig.

De inbox is ook letterlijk jouw inbox. Als er een aanvraag is die op jou van toepassing is dan staat deze in je inbox.

1. Meestal staat boven aan de aanvraag een korte uitleg wat er op dat moment van je verwacht wordt. Heb je aanvullingen en of verbeteringen laat dat weten per mail.
2. De velden die bij de aanvraag zijn ingevuld vind je onder de uitleg. Eventueel kun je lege velden laten zien. Vink het vakje "toon lege velden" aan.
3. Workflow zijbalk laat eenm aantal zaken zien;
   • Inzending id, datum en status.
   • De stap waarin de aanvraag zich begeeft.
   • Aan wie is de stap toebedeeld?
   • Notitie veld; hierin kun je voor interne doeleinden notities plaatsen. Dit spreek je eerst goed door bij het bouwen van de workflow. Nadat je de notitie hebt geschreven dan is er wel een actie nodig om deze ook daadwerkelijk te bewaren. Voor sommige stappen kan de notitie bewust uitstaan.
   • Knoppen om een actie uit te voeren.
     • Goedkeuren, hiermee geef je aan dat deze aanvraag voldoet aan de gevraagde criteria.
     • Afwijzen; hiermee geef je aan dat deze aanvraag niet voldoet aan de gevraagde criteria.
     • Terugdraaien; Bij terugdraaien wordt er extra informatie gevraagd van de aanvrager. Het formulier wordt teruggestuurd met opmerkingen van jou instantie zodat de aanvrager weet welke velden er meer informatie nodig hebben. Deze velden worden of met een groen driehoek met uitroepteken of groene achtergrond getoond. De aanvrager kan deze velden dan aanpassen. Eventueel kunnen zij dan ook een extra melding terugsturen via het feedback veld.
     • Opslaan; je slaat de gemaakte aanpassingen op en verstuurd nog niet. Dit kan soms handig zijn als je bedenktijd nodig hebt.
     • Versturen; je verwerkt deze stap en je gaat naar de volgende stap.
4. Afdrukken met of zonder tijdlijn.
5. Tijdlijn helemaal onder aan op de aanvraag pagina; toont meldingen, notities, acties met betreffende persoon die er verantwoordelijk voor was. Hierin worden onder andere notities bewaard en ook elke stap die is genomen.