In de volgende handleiding zal ik uitleggen hoe je mijn "aanvraagsysteem" efficient voor jou kan laten werken. De overall gedachte is dat deze workflow stappen zet zonder te veel mail te versturen. Zodra er in een stap alle handelingen door alle verantwoordelijke binnen die stap zijn gemaakt zal de aanvraag automatisch, afhankelijk van de instellingen, naar de volgende stap overgaan.
Dit systeem kan ik op maat bouwen binnen je eigen wordpress website. Het is helemaal naar jouw bedrijf of stichting in te delen. Neem gerust contact op als je interesse hebt.
1. De hele workflow
De hele workflow voor een dier aanvraag ziet er als volgt uit.
- De aanvrager heeft een formulier ingevuld en verstuurd. De melding komt binnen bij de secretaris.
- De aanvrager krijgt een bevestiging opgestuurd.
- Rond begin maart wordt er een mail verstuurd als herinnering voor de pre-status fase.
- De verantwoorde mensen geven een pre-status aan aanvragen.
- De commisie geeft een voorstel status met een bijbehorend voorstel bedrag.
- Het bestuur geeft een definitef status met een bijbehorend definitef bedrag.
- De secretaris kan alle aanvragen goed of afkeuren.
- Aanvrager krijgt melding over zijn aanvraag.
2. De aanvrager
Nadat de aanvrager het hele formulier heeft ingevuld ziet hij bij een goede afronding het onderste scherm. Tevens krijgt hij een mail met pdf ter bevestiging opgestuurd.
3. Email account
Ik heb voor iedereen eeen email account aangemaakt. Deze kun je in je favoriete mailprogramma zetten of je kan hem benaderen via webmail. Hoe je de opgestuurde mailaccount gegevens in je mailprogramma krijgt is iets wat ik graag aan een pro ict-er overlaat. Maar je kan ook zelf aan het sleutelen gaan. Eventueel kun je hier per apparaat/software pakket een uitleg vinden.
Ik kan je wel uitleggen hoe je via de webmail inlogt. Ga naar http://mijndomein.nl/roundcube/. Inloggegevens heb je reeds van me gehad. Ben je die kwijt of lukt het niet stuur dan een mail.
- Vul je emailadres in, dit is je gebruikersnaam.
- Vul je wachtwoord in.
Je komt dan in je webmail omgeving. Waar alle mail staat die bij jouw verantwoordelijkheid hoort.
4. Inloggen in systeem
Ga naar de inlogpagina die je van MCMwebsites hebt doorgekregen. Heb je die nog niet neem dan contact op.
- Vul je gebruikersnaam in
- Vul je Wachtwoord in
- Klik op "inloggen"
- Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord aanmaken, klik dan op "wachtwoord vergeten?" Lees verder voor meer uitleg.
- Wil je terug naar de website homepage klik op "Terug naar ……."
- Nu kan je pagina’s & berichten gaan aanmaken of aanpassen.
4.1 Wachtwoord vergeten of vernieuwen
Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord dan klik je op het begin inlog scherm op "wachtwoord vergeten". Je komt dan in het onderstaande scherm.
- Vul je gebruikersnaam of emailadres van je wordpress account in. Dit is het emailadres dat je of MCMwebsites gebruikt hebt bij het aanmaken van een account. Weet je niet welke dat is neem dan even contact op met MCMwebsites.
- Je krijgt een mail toegestuurd naar dat emailadres. Klik op de link om een nieuw wachtwoord in te stellen.
- Op het volgende scherm moet je twee keer hetzelfde wachtwoord invullen. Klik dan op "wachtwoord opnieuw instellen".
- Klik dan op "inloggen".
- Vul je gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord in. Weet je niet welke dat is neem dan even contact op met MCMwebsites.
5. Instellen data
5.1 Toegankelijk maken formulier
Het formulier wordt voor een bepaalde periode getoond. Ik leg hier uit hoe je de datum kan aanpassen.
- Login in de website en ga naar "Formulieren".
- Scroll naar beneden totdat je "Beperkingen" ziet.
- Geef bij Schema startdatum/-tijd een startdatum in.
- Geef bij Schema einddatum/-tijd einddatum in.
5.2 Pre status vervaldatum
Om de vervaldatum bij een pre status aan te passen neem je de volgende stappen.
- Als je ingelogd bent ga je naar "Formulieren".
- Kies tabje "Aanvragen".
- Hover over stap "Pre-status geven" en klik op "Bewerken".
- Scroll naar beneden tot "Vervaldatum".
- Vul hier de datum in om de workflow na deze datum verder te laten gaan. Mensen die geen reactie hebben gegeven zijn dan te laat.
- Klik daarna op "Stap instellingen bijwerken".
6. Dashboard
Je bent nu ingelogd. Je hebt nu het overzicht van de achterkant van de website. Afhankelijk van de status van het project maak je een keuze. Tevens is het afhankelijk van jouw rechten in de workflow wat jij kunt zien.
7. Statuspagina
Wil je zoeken naar een bepaalt project dan:
- Klik je op veld waar "Velden" in staat. Daar kies je het veld waar je op wilt zoeken. In het voorbeeld is dit "Wat is de naam van uw project?".
- Een nieuw veld wordt getoond en daar voer je in waar je op wilt zoeken.
- Om de zoekopdracht door te voeren klik je op "Toepassen".
8. Secretaris
De secretaris heeft dus twee belangrijke stappen in het de workflow:
- Controle van de nieuwe aanvragen
- Goed- of afkeuren van de aanvragen nadat het bestuur een definitieve status heeft gegeven.
8.1 Een nieuwe aanvraag
De secretaris krijgt als eerste te maken met een aanvraag. Op het moment dat er een nieuwe aanvraag wordt gedaan krijgt hij/zij een mail met de melding "Een nieuwe aanvraag".
In de mail zit een pdf met de aanvraag ter controle. Bekijk de pdf of alles goed is ingevuld. Je kan ook inloggen in het systeem om daar via de knop "Status aanvragen" naar alle aanvragen te gaan. Alle aanvragen zullen totdat er een pre-status gegeven is op "Stap Pre status geven" staan. In de tweede afbeelding hieronder zie je één aanvraag in de lijst getoond.
9. Pre status
Wanneer er een pre-status gegeven moet worden klik je op de knop "Pre status dier" of "Pre status mens".
- Klik op een aanvraag om een pre-status aan te geven.
- Geef je pre-status aan in dit vak.
- Zie wat je collega’s hebben gedaan.
- Geef een notitie mee.
- Verstuur de opgegeven status.
- Druk deze aanvraag af.
- De tijdlijn onderin de pagina geeft elke stap in deze aanvraag weer. Tevens kun je hier ook aantekeningen van de andere leden bekijken.
De aanvraag zal pas uit de stap "Pre status" gaan als alle verantwoordelijke een status hebben gegeven.
10. Commisie status
Zodra alle leden hun pre status aan de aanvraag hebben gegeven zal de aanvraag naar de stap "Commissie status" overgaan. Je ziet de aanvraag dan verschijnen onder de "Commisie dier/mens" knop op de dashboard.
- Klik ergens op de rij van de aanvraag.
- Geef een tijdelijke status.
- Geef een tijdelijk bedrag.
- Welke rol en status hebben deze aanvraag.
- Geef een notitie mee.
- Verstuur de status aanvraag.
11. Bestuur status
Zodra de commissie hun status aan de aanvraag hebben gegeven zal de aanvraag naar de stap "Bestuur status" overgaan. Je ziet de aanvraag dan verschijnen onder de "Bestuur" knop op de dashboard.
- Klik ergens op de rij van de aanvraag.
- Geef een defintieve status.
- Geef een definitef bedrag.
- Welke rol en status heeft deze aanvraag.
- Geef een notitie mee.
- Verstuur de status aanvraag.
12. Goed- of afkeuren
Zodra het bestuur hun status aan de aanvraag hebben gegeven zal de aanvraag naar de stap "Goed- of afkeuren" overgaan. De secretaris ziet de aanvraag dan verschijnen onder de "Goed- of afkeuren" knop op de dashboard. Je ziet hier een duidelijk indeling voor dier en mens.
Naast het ID van de aanvraag zie je een slotje, open slotje, vinkje en kruisje staan. Wanneer je één keer in dit gedeelte klikt zal het open slotje verdwijnen en kun je nog een keer klikken om een kleur te zien van het vinkje voor goedkeuren en het kruisje voor afkeuren. De kleur zal even te zien zijn en in die tijd kun je dan ook daadwerkelijk het groene vinkje of rode kruisje aanklikken om de aanvraag goed- of af te keuren. Zodra de kleur weer weg vaagt moet je eerst weer klikken om de kleur te zien. Alleen als de iconen kleur hebben kun je met één klik goed- of afkeuren. Dit is extra beveiliging zodat je niet per ongeluk iets aanklikt.
13. Aanvraag klaar
De aanvraag staat op goedgekeurd bij de onderste afbeelding. Dit is natuurlijk een rood kruisje als hij is afgekeurd.
