• Aanvraag procedure workflow

Aanvragen workflow efficient en betaalbaar

Soms wordt je heel enthousiast van iets! Het gevoel van yes! dit is iets wat bij mij past. Ik ben een man en draag graag oplossingen aan. Nee, echt ik vind graag een oplossing als mensen een uitdaging hebben. Vooral op werkgebied. Ik zie snel waar een knelpunt is en waar ik een oplossing kan aandragen in de workflow.

Aanvraag procedure

Op dit moment is een stichting een klant waar ik nu een oplossing voor aandraag. Zij beheren geld waarmee ze goede doelen kunnen ondersteunen. Deze doelen moeten of met mensen of dieren te maken hebben. Zij werken nu nog handmatig een hele aanvraag procedure af.

  1. Aanvrager moet je weten te vinden.
  2. Aanvraagformulier moet worden gedownload of opgevraagd door aanvrager.
  3. Aanvraag komt binnen (vaak nog geschreven).
  4. Er moet een antwoord worden gegeven dat deze is ontvangen.
  5. Aanvraag wordt bekeken of alles aanwezig is. Zo niet moet er contact met telefoon of mail om te vragen om meer uitleg.
  6. Bevestiging dat de aanvraag meegaat in selectieronde.
  7. Verzamelen van aanvragen.
  8. Eerste tijdelijke status wordt door verantwoordelijke gegeven aan aanvraag. Twijfel geval, Goed- of afgekeurd.
  9. Vervolgens is er een bijeenkomst waar de commissie kijkt naar aanvraag. Twijfel gevallen vallen af of gaan toch door. Daarna geeft de commissie een tijdelijke commissie status en uit te keren bedrag.
  10. Het bestuur komt bij elkaar om alle commissie voorstellen door te nemen en nogmaals te kijken of alle aanvragen de juiste status hebben gekregen.
  11. Eindoordeel van de aanvraag door bestuur. Afgekeurd of goedgekeurd.
  12. Bij goedkeuring bepaalt het bestuur het uit te keren bedrag.
  13. Controle of er niet te veel is toegekend.
  14. Aanvragers moeten op de hoogte worden gesteld over status en uit te keren bedrag.

Met deze procedure is niks mis. Alleen brengt het veel handmatig werk met zich mee. De controles zullen per aanvraag veel tijd innemen.

  • Waar is welke aanvraag in de procedure?
  • Heeft aanvrager al een bevestiging?
  • Weet de commissie al .....?
  • Is het bestuur al op de hoogte?
  • Waar vind ik de gegevens van aanvraag X?

Je kan behoorlijk de weg kwijt zijn in zo'n procedure. En dan hebben we het bijna altijd over vrijwilligers die tijd in deze procedures steken. Je moet het maar doen. Kun je met dit werk straks nog nieuwe vrijwilligers vinden. Veel te veel werk! Te ingewikkeld! Brieven schrijven...!

Nieuw aanvraag workflow

Het kan veel eenvoudiger! En dan heb ik het niet over dure software pakketten van €30.000,-. Nee, gewoon een basis WordPress CMS website met de juiste functionaliteit. Misschien heb je reeds een wordpress website? Dan is dit systeem gewoon in te bouwen. Heb je nog geen wordpress CMS website maar een gewone site in html of ander CMS zoals Joomla, Drupal etc kan ik je site gewoon ombouwen.

Het idee achter de aanvraag workflow is dat je bij de juiste stap met bepaalde voorwaarde een verantwoordelijk persoon weet te bereiken die dan daarop eventueel een actie kan ondernemen. Ja, lees die nog maar eens een keer! Even praktijk voorbeeld erbij halen.

  • Via de website kunnen geïnteresseerden met een formulier een aanvraag doen. Voordat ze dit kunnen doen moeten ze akkoord gaan met algemene voorwaarden. Anders zien ze niet eens het formulier. Het formulier controleert ingevulde velden op juistheid (geen verkeerde telefoonnummers, emailadressen, rekeningnummers etc meer). Wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld kan er worden verstuurd.
  • Stap 1, melding van binnenkomst naar aanvrager.
    • Bedankt melding op de pagina en eventueel een bevestigingsmail naar aanvrager.
  • Stap 2, bevestiging nieuwe aanvraag.
    • Hoofdverantwoordelijke krijgt melding van nieuwe aanvraag per mail met gegevens. Deze controleert of het hier om een legitieme aanvraag gaat.
  • Stap 3, mail met link inbox met alle aanvragen
    • De verantwoordelijke krijgen allen een mail met link naar inbox.
  • Stap 4, tijdelijke statussen gegeven
    • Zij geven de eerste tijdelijke status met eventueel een aantekening/notitie.
  • Stap 5, toekenning commissie status & bedrag
    • Commissie bijeenkomst heeft een mail met link naar de aanvragen inbox gekregen.
    • Zij bespreken status van individu en geven een commissie status.
  • Stap 6, toekenning bestuur status.
    • De aanvragen worden met het commissie status nogmaals doorgelopen door het bestuur en een uiteindelijke status wordt toegekend.
  • Stap 7, controle van de toegekende bedragen
    • Een link naar de inbox (nu met weergave van bedragen) gaat naar de penningmeester zodat deze een controle van de bedragen kan doen.
  • Stap 8, goed- of afkeuring per mail naar aanvrager
    • Alles is goed gekeurd en de eindverantwoordelijke kan vanuit inbox elke aanvraag goed- of afkeuren.
    • Er gaat automatisch een mail naar de aanvrager met bericht over goed- of afkeuring.

Eindresultaat

Door deze workflow gaat de aandacht vooral naar de aanvraag en niet waar zich een aanvraag in de procedure bevind. Er hoeven geen twijfels te zijn. De aanvraag is in een stap omdat hij daar hoort te zijn. Alle stappen zorgen voor de juiste workflow.

Ken je dit probleem? Wil je ook voor een betaalbare oplossing gaan? Neem contact op voor een gratis eerste gesprek.

15 september 2017|Categorieën: Workflow verbeteren|