Alle stukken op één plek!
Tot niet zo lang geleden begon een bedrijfsproces op papier. Het werd getekend, verwerkt en gearchiveerd. Duidelijk! Toen kwam er de mail revolutie. Alles werd digitaal opgeslagen. Geen archiefkast meer nodig! Maar soms ben je toch mail kwijt dus voor de zekerheid print je de mail en archiveert het op een harde schijf, usb-stick en in een archiefkast. Gewoon voor de zekerheid! Het formulier lag overal en nergens. Dan heb je die mails met titel RE:RE:RE:RE:RE:RE:FORMULIER. De processen werden chaotisch, overweldigend en fundamenteel onveilig. Wat nu?
Ik heb een digitaal aanvraagsysteem gemaakt. Het MCM aanvraagsysteem werkt vanuit een aanvraagformulier op je website. De aanvraag die hiervandaan binnenkomt zal aan de achterkant van de site verschillenden stappen doorlopen. Bij elke stap wordt de daarvoor verantwoordelijke persoon verwittigd per mail. In deze mail kunnen gegevens meegestuurd worden zoals herinnering, terugkoppeling, opdracht om notitie of andere gegevens aan de stap toe te voegen.
Het grote voordeel van dit MCM aanvraagsysteem is dat alles in één aanvraag bewaard wordt veilig!
Kenmerken en voordelen
Verkort de aanvraag verwerking met 50%
- Werkt binnen WordPress website.
- Ook in te bouwen in een bestaande WordPress website.
- Flexibel inzetbaar en aanpasbaar.
- Makkelijk uit te breiden.
- Overzicht van inzendingen geeft direct goed inzicht van status en welke stap zich de aanvraag in bevindt.
- Aanvragen makkelijk te vinden.
- Snel zoeken door alle aanvragen.
- Elke gebruiker kan een eigen inbox hebben. Geeft overzicht wat er nog van je verwacht wordt.
- Per aanvraag is er te zien wie er nog moet reageren, welke reactie er gegeven is door wie en welke stappen op welke datum genomen zijn.
- Inbox kan eigen gekozen velden tonen.
- Elk persoon kan eigen rechten hebben.
- Velden kunnen verborgen worden voor niet bevoegden.
- Stappen zijn in te plannen. Daarna gaat de stap automatisch naar de volgende stap.
- Aanvragen zijn makkelijk te exporteren.
Voor wie?
Voor wat?
Voorbeeld voor een stadsfonds aanvraagsysteem
Elk persoon kan weer andere rechten hebben binnen het systeem
- Een aanvraag begint dus online op je website met een digitaal in te vullen formulier.
- Hierbij krijgt de aanvrager een bevestiging met in de mail ook een pdf met alle velden van het aanvraagformulier.
- De beheerder krijgt een bevestiging met in de mail ook een pdf met alle velden van het aanvraagformulier.
- De beheerder bepaalt of de aanvraag goedgekeurd of afgewezen wordt of dat deze nog aanvullingen nodig heeft.
- Bij afkeuring kun je een motivatie voor de afkeuring meegeven en de aanvraag is beëindigd.
- Bij goedkeuring gaat hij door naar de volgende stap, in het voorbeeld wordt er een categorie en thema aan de aanvraag toegewezen.
- Het kan ook zijn dat de aanvraag meer of betere informatie nodig heeft.
- Dan wordt de aanvraag teruggestuurd naar de aanvrager die dan de mogelijkheid heeft velden aan te passen. De aanvraag komt dan weer terug bij de keuringsstap.
- Enzovoort
Maar het systeem kan nog veel meer…
Voorbeeld voor een contactformulier
Je weet zeker dat de juiste persoon de vraag binnen jouw bedrijf binnen krijgt!
Je hebt een bedrijf met meerdere afdelingen. Ieder is verantwoordelijk voor zijn afdeling. Je hebt de afdeling sales, marketing, klantenrelatie, logistiek etc. Wanneer een klant via het contactformulier een vraag stelt kan deze kwijt raken. Doordat je elk vraag direct naar de juiste afdeling stuurt weet je zeker dat hij beantwoord wordt.
