Je hebt een nieuwe webshop. Je krijgt bestellingen binnen. Hoe beheer je die bestellingen nu. Naast een basis uitleg beantwoorden ik de volgende vragen:

  • Hoe kan ik het uiterlijk van het bestellingsoverzicht pagina veranderen?
  • Hoe vind je snel een specifieke klant?
  • Hoe weet ik of de bestelling betaalt is?
  • Hoe betaal je terug en hoe gaat het dan met de voorraad?

Aangezien ik het liefst met Mollie betalingsprovider werk zal hierop dit voorbeeld worden gebaseerd.

1. Korte bestelling workflow

  1. Bestelling; Als je een product of dienst verkoopt via Woocommerce zal er een bestelling binnenkomen.
  2. Bestellingstatus; Deze bestelling zal een status krijgen afhankelijk van of de klant afhandeling goed gegaan is. Afhankelijk van de status kun jij een bestelling versturen of niet. De volgende statussen bestaan er:
    1. Wachtend op betaling
    2. In behandeling
    3. In de wacht
    4. Afgerond
    5. Geannuleerd
    6. Terugbetaald
    7. Mislukt

Klik hier voor uitgebreide uitleg per status.

2. Bestelling komen binnen

Wanneer je webshop online staat krijg je bestellingen binnen.

  • Wat gebeurt er bij het binnenkomen van bestellingen?
  • Hoe weet jij dat er een nieuwe bestelling binnen is?
  • Hoe ga je de bestelling versturen?

2.1 Notificatiemail

Ben jij de hoofdgebruiker en staat jouw mailadres ingevuld bij de mails van Woocommerce dan krijg je een melding dat er een nieuwe bestelling is. Afhankelijk van de status van de bestelling zal jij een actie moeten ondernemen.

2.2 Dashboard Woocommerce status

Wanneer je ingelogd bent en als gebruiker de rechten hebt om bestellingen te beheren en je scherminstellingen zijn goed ingesteld zie je in je dashboard de widget "WooCommerce status" staan. Deze geeft weer wat er op dat moment in je webshop gebeurd.

2.3 Notificatie in de Woocommerce tab

Wanneer een klant een bestelling plaatst zal deze binnen komen in de bestellingen tab onder Woocommerce (Woocommerce/Bestellingen/). Deze zie je als je ingelogd bent en als je als gebruiker de rechten hebt om bestellingen te beheren Je ziet dan een rood bolletje met het aantal nieuwe niet bekeken bestellingen.

3. Bestellingenoverzicht

3.1 Bestellingoverzicht bovenkant

Wanneer je ingelogd bent en als gebruiker de rechten hebt om bestellingen te beheren dan zie je de Woocommerce/bestellingen tab. Klik hierop om naar het bestellingenoverzicht te gaan. Hier zie je een overzicht van alle bestellingen en hun gegevens.

  1. Het activiteiten paneel
    • Inbox
    • Bestellingen
    • Voorraad
    • Notificaties
  2. "Bestelling toevoegen"; hiermee kan je handmatig een bestelling/boeking toevoegen. In dit artikel kun je alles lezen over handmatige boekingen.
  3. Bestellingen overzicht status; hier kun je zien hoeveel bestellingen er nu zijn, in de prullenbak staan of in behandeling zijn.
  4. "Bestelling zoeken"; laat je op allerlei termen zoeken in je bestellingen. Bijvoorbeeld kun je hier zoeken op bestelling ID.
  5. "Acties"(boven- en onderkant); wil je snel een handeling op meerdere bestellingen uitvoeren. Bijvoorbeeld kunnen er een aantal test bestellingen in één keer in de prullenbak gegooid worden.
  6. "Zoek een klant"; hier kun je snel op een klant naam zoeken. Je kan hierbij ook nog een data selectie meegegeven. Bijvoorbeeld je klant belt met een vraag of zijn/haar bestelling wel is overgekomen. Je kan dan op zijn/haar naam zoeken.

3.2 Kolommen weergave

Zie je bepaalde kolommen niet dan kan je dat aanpassen bovenin rechts onder de tab "Scherminstellingen". Je ziet dan welke kolommen er wel staan aangevinkt en welke niet. Pas dit aan naar believen.

3.3 Bestellingenoverzicht bestellingen

Het uiteindelijke overzicht van je bestellingen. Welke bestelling heeft welke status?

  1. Bestelling ID met klantnaam.
  2. De datum van de bestelling.
  3. De status van de bestelling.
    • WACHTEND OP BETALING; bestelling is ontvangen maar er is geen betaling geïnitieerd. Wachtend op betaling en dus onbetaald.
    • IN BEHANDELING; betaald en voorraad verlaagd.
    • IN DE WACHT; wacht op betaling maar de voorraad is wel verlaagd. Je moet de betaling zelf bevestigen(meestal overboeking).
    • AFGEROND; de bestelling is betaald, voorraad verlaagd en verzonden.
    • GEANNULEERD; geannuleerd door klant of hoofdgebruiker.
    • TERUGBETAALD; klant is terugbetaald. De voorraad kan verhoogd zijn. Dit is afhankelijk van de reden van teruggave.
    • MISLUKT; betaling is mislukt of is gestopt. Let op, de status kan niet meteen getoond worden en kan eerst als "In de wacht" staan.
  4. Facturering; naar wie gaat de factuur?
  5. Bestemming; naar wie wordt de bestelling opgestuurd?
  6. Totaal; totaalbedrag incl. BTW van deze bestelling
  7. Factuurnummer(extra functie via plugin).
  8. Acties; dit kunnen handige snelkoppelingen zijn om bijvoorbeeld
    • snel een bestelling status aan te passen.
    • een factuur of pakbon te printen(extra functie via plugin).
    • om labels te printen voor de pakketen. In het voorbeeld zie je de plugin van PostNL aan het werk.

4. Bestelling bewerken

Er zijn een aantal handelingen die je per bestelling kan doen.

  • Status van bestelling aanpassen.
  • Aanpassen klantgegevens.
  • Acties om mail nogmaals te versturen of download rechten te herstellen bij download producten.
  • Bestelling notities bekijken en/of toevoegen voor jezelf en ook voor je klant.
  • Terugbetalen.
  • Producten toevoegen/verwijderen.
  • Factuur of pakbon genereren.

4.1 Status van bestelling aanpassen

Je kan een heleboel aanpassen. Ik bespreek niet alles. Veel wijzigingen wijzen zich vanzelf.

  1. Onder "Status" klik je om het dropdownmenu te openen. Kies een andere status.
  2. Bij "Klant" kun je de klant zijn eerdere bestellingen bekijken en gegevens aanpassen zoals ze in het systeem bekend zijn.
  3. Bij "Facturering" of "Bestemming" kun je op het potloodje klikken om deze gegevens voor deze keer in de bestelling aan te passen.

Soms kunnen er andere mogelijkheden door plugins worden toegevoegd. In het voorbeeld zie je PostNL een extra functie toevoegen.

4.2 Per product bewerken

Om een bestelling te kunnen bewerken moet hij in "in de wacht" of "In afwachting van betaling" status staan. Je ziet dan meer opties in het overzicht staan.

  1. Om te bewerken; klik op het potloodje achter het desbetreffende product
  2. Om te verwijderen; klik op het kruisje.

4.3 Item(s) toevoegen

Je klant belt en wil een product toevoegen. Geen probleem. Je gaat naar de bestelling en je klikt op Items(s) toevoegen.

  1. Klik op Item(s) toevoegen.
  2. Je ziet dat er nu andere opties onderin getoond worden. Klik op "Product(en) toevoegen".
  3. Er verschijnt een popup venster waarin je het product kan zoeken.
  4. Kies "Opslaan" als je klaar bent.

4.4 Kortingsbon toepassen

Heeft een klant recht op een kortingsbon dan kun je die nog toevoegen via "Kortingsbon toevoegen".

  1. Klik op "Kortingsbon toevoegen".
  2. Vul de kortingsbon code in.
  3. Klik op ok en je korting wordt doorberekend.

4.5 Terugbetalen

Er zijn producten retour gekomen en die moeten worden terug betaald.

  1. Klik op "Terugbetalen".
  2. Er komen meer opties te voorschijn. Loop ze door. Je hebt verschillende opties:
    • Geef het aantal aan (meest handige!).
    • Vul de bedragen in die terugbetaal moeten worden.
    • Het is voor de statistieken handig om de reden voor terugbetaling aan te geven.
  3. Hoe wil je terug betalen? Als de bestelling via Mollie hebt is geregeld dan is het handig om dit dan via Mollie terug te betalen. Maak een keuze en klik op de knop. De rest wijst zich vanzelf.

Laatste update: juni 21, 2019  

juni 12, 2019   44    Woocommerce Basis